オフィス移転の手続き | 賃貸事務所をお探しならゼロオフィス

現在使用している賃貸事務所が手狭になったりすると、新しい賃貸事務所に移転する必要性が生じます。
移転の際には現在の事務所を解約しなければなりません。賃貸事務所に限らず、賃貸物件を解約する際には一定の手続きを行う必要があります。
手続きが滞ると予定の時期に移転できないこともあるので、手続きの内容や流れを知っておくことが重要です。以下では、主な手続きについてご紹介します。

①　解約の予告と移転案内
賃貸事務所の移転をする場合、まずはビルの所有者に解約を予告します。いつから解約の予告をしなければならないかは契約によっても変わるので、移転を考えた時にはまず契約書を確認しましょう。
解約の予告が済めば、次は取引先などに対して新しい賃貸事務所に移転する案内をしなければなりません。内容、送付先共に漏れがないように確認しながら、できるだけ早めに準備しましょう。
また、案内には必ず地図をつけるようにしましょう。新しい賃貸事務所の住所を記載していても、地図がなければ不親切です。

②　郵便・電話の変更
賃貸事務所を移転した場合、書類や郵便物などの送付先も新しい住所になります。しかし、移転後しばらくは前の住所に送られることもあるため、郵便局に移転はがきを提出しておくとよいでしょう。
移転はがきを出すと、移転から1年間は前の住所に届いた郵便物を新しい住所に転送してもらうことが可能です。なお、移転はがきは移転前の郵便局に提出します。
また、賃貸事務所を移転する際には移転前後の両方の電話局へ連絡し、変更手続きを行う必要があります。こうした変更手続きは、移転の1カ月前から受け付けています。

③　官公庁への手続き
賃貸事務所の移転には、官公庁への手続きも必要です。法務局、税務署、地方税務署への手続きがあります。
法務局への手続きは、移転前の担当局で行います。必要な書類は場合によって異なるため、事前に確認しましょう。1週間程度で手続きが完了します。
税務署への手続きは、同一市区町村内の移転であれば所轄税務署、同一市区町村外であれば移転前後の税務署で行います。書類を提出する際には、商業登記謄本が必要です。
地方税務署への手続きは、移転前後の事務所で行います。書類の提出には、登記簿謄本が必要です。

④　社会保険庁への手続き
官公庁への手続きと同様、社会保険庁への手続きも必要です。社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所で手続きをします。
社会保険事務所への手続きは、移転前の事務所で行います。書類の提出には、商業登記簿謄本が必要です。
労働基準監督署への手続きは、移転先の監督署で行います。指定書類のほか、就業規則などの提出も必要です。
公共職業安定所への手続きは、移転前後のどちらかの安定所で行います。

⑤　引越し
賃貸事務所に限らず、引越し作業は大変なものです。支障をきたすことなく移転を終えるためには、信頼できる引越し業者に依頼しましょう。
また、引越し業者に任せるだけでなく、入念に打ち合わせをするなど利用する側にもできることはあります。実際の作業場では手を出さない方がいいこともありますが、不測の自体に備えて作業の確認はしておきましょう。
賃貸事務所には荷物が多く、そのため一般的な住居に比べて引越しが大掛かりになりがちですが、引越し業者と協力することで迅速に作業を進めることができます。